Перед тем, как начать работу согласно договору перевозки груза, наши Клиенты часто задают нам один и тот же вопрос. Какие документы нужны для перевозки груза автомобильным транспортом по России?
Задача оформления документов на перевозку груза кажется сложной, ведь если не предоставить все бумаги относительно оказанных услуг, выполненных работ – возможны претензии от контрагентов, или даже штрафы от УФНС России.
В этой статье мы постараемся подробно разобрать вопрос – какие документы все-таки нужны для грузоперевозок, и что из этого набора должен оформлять заказчик, согласно договору перевозки груза и законодательству РФ, включая Правила перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200).
Базовый перечень документов для перевозки по России
Основные документы для перевозок автомобильным транспортом и оказания автотранспортных услуг можно разбить на две большие группы:
Документы для водителя
- паспорт водителя (убедитесь, что паспортные данные, которые предоставил водитель, соответствуют договору перевозки груза!);
- водительское удостоверение (не забудьте проверить срок его действия);
- свидетельство о регистрации транспортных средств (номер ТС тоже должен соответствовать договору);
- путевой лист;
- иногда регламент организации-грузоотправителя требует наличия у водителя доверенности на получение партии товара, выписанной получателем или транспортной компанией. Если Вы не являетесь отправителем груза – уточните этот вопрос перед тем, как заказать грузоперевозку!
Документы на груз
Разумеется, в первую очередь нам потребуется накладная на продукцию. Именно сюда вносятся отметки о сдаче и приемке груза, о времени прибытия ТС на погрузку и выгрузку, о том, в каком состоянии груз по прибытии. Без преувеличения ее можно назвать основным инструментом документирования грузоперевозок.
Организация может использовать сопроводительные документы и собственного образца, если таковой согласован по договору перевозки груза. Однако на практике обычно используется одна из следующих форм:
- Транспортная накладная образца 2020 г. (см. Правила перевозок груза автомобильным транспортом). Последняя редакция была дополнена отдельными полями для грузоотправителя и для заказчика перевозки как отдельного лица. Обратите внимание на их заполнение, если Вы не являетесь прямым отправителем груза;
- Хорошо всем известная товарно-транспортная накладная формы 1 -Т, она же ТТН. Содержит информацию как о транспортной компании, водителе и транспортном средстве, так и о перевозимых товарах, продукции;
- Товарная накладная ТОРГ-12. Подтверждает передачу товара грузополучателю, но не факт перевозки грузов автомобильным транспортом. Если Вам, к примеру, необходимо предъявить в ФНС основание для налогового вычета с автотранспортных услуг – лучше дополнительно подготовить одну из вышеуказанных форм;
- CMR – накладная международного образца. Обычно применяется в ходе перевозок с пересечением границ РФ (экспорт или импорт).
Многие компании используют как сопроводительные документы счет-фактуры, УПД, акты приема-передачи товара, приема передачи результатов оказанных услуг выполненных работ, сертификат на ТМЦ. Однако лучше так не делать. Письмо Минфина России от 28.08.2018 г. № 03-03-06/1/61110 и письмо ФНС России от 10.08.2018 № АС-4-15/15570@ устанавливают: такие документы не могут выступать как подтверждение расходов на перевозку груза.
Порядок оформления документов для грузоперевозок определяется Правилами перевозок грузов и Уставом автомобильного транспорта РФ. Согласно этим документам, транспортная накладная составляется грузоотправителем, если в договоре перевозки груза не согласовано иное. Хотя многие компании обходятся всего двумя копиями, мы рекомендуем выписывать не менее четырех экземпляров ТТН – один остается Вам, второй – на выгрузке, третий и четвертый водитель передает перевозчику или экспедитору, который возвращает Клиенту заверенный бланк.
Дополнительные документы на провозку грузов
Обычно другие документы требуются в случае грузоперевозки специфического характера. Так, документы для перевозки опасных грузов в обязательном порядке включают свидетельство ДОПОГ у водителя и соответствующую лицензию у транспортной компании, с классом опасности не ниже присвоенного продукции. А для доставки пищевых товаров может потребоваться медкнижка на водителя-экспедитора. На негабаритный груз может потребоваться разрешение ГИББД и проект транспортировки.
Если грузоперевозка идет с использованием транспортных средств принадлежащих Вашей компании – Вам может потребоваться путевой лист, как гласит письмо ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@, а также письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@. Важно: убедитесь, что в нем проставлена роспись водителя, управлявшего автомобилем!
Оригиналы договора перевозки груза / транспортно-экспедиторского обслуживания и заявки к нему непосредственно для автомобильных грузоперевозок обычно не требуются, однако их лучше запросить у транспортной компании, если Вы планируете подать в ФНС документы на налоговый вычет.
Образцы договоров
Все вышеперечисленные документы (или, по крайней мере, большую часть) Вы можете открыть в системе Консультантплюс в интернете. Многие из них также можно сформировать самостоятельно через 1С). Образцы и формы договоров также доступны на нашем сайте.
Штрафы за нарушение правил
Неустойка за неправильно оформленные документы для транспортировки грузов может быть довольно велика. Если водителю за отсутствие накладной или путевого листа грозит всего лишь штраф до 500 рублей, то для юридических лиц, перевозящих ТМЦ собственным транспортом, он увеличивается от 60 до 110 тыс. К тому же при подозрении, что груз не принадлежит водителю, инспектор ГИБДД вправе задержать водителя для разбирательства и направить транспорт с Вашим имуществом на штрафстоянку.
Без надлежащим образом оформленных документов Вы не сможете подтвердить ФНС России правомерность налоговых вычетов по Вашим транспортным расходам. Наконец, сам факт поставки груза получателям по договору очень сложно подтвердить без их росписи и печати в накладной.
Поэтому не стоит пускать на самотек вопрос документального оформления грузоперевозок. Если Вы не ориентируетесь самостоятельно, какие бланки и формы лучше подготовить перед загрузкой – лучше обратитесь за консультацией к менеджерам профессиональной транспортно-экспедиторской компании!
